Dobra organizacija NIJE pola posla

Kažu mudraci kako je organizacija pola posla, no mi skloni kontroli kunemo se da je organizacija već odrađen posao. Neki organizaciju vezuju uz pridjeve suhoparno i kontrolirano, dok će za druge ona predstavljati bazen ideja, kreativnosti i inovacija, no istina je negdje između. Mnogi će probijanje rokova opravdati urođenim izostankom organizacijskih vještina ne znajući da bi već sutra mogli postati novootkriveni Messi u svijetu organizacije. Da, moguće je, ali kao i svaka vještina zahtijeva ponešto truda i rada.

Zamislite kako genijalno mogu izgledati vaše tablice, kreativnosti nema kraja. Poigrajte se tablicama, podsjetnicima, raznim alatima kojima nas svakodnevno mame IT stručnjaci. U đačkim danima svi smo voljeli doći pred ploču, biti profesor dakako, nikako ne odgovarati, stoga budite odvažni i zapišite plan i program za cijeli tim na ploči za izlaganje. Za one konzervativnije tu je dobra stara bilježnica. Možda će vaši planeri biti ukrašeni cvijećem, autima ili ste pobornik minimalizma, ali ono bitno na kraju dana je da plan postoji. Dakle, organizirati se znači pratiti određene savjete i ne skretati previše s kolosijeka, dok s druge strane moramo biti spremni prigrliti novonastale situacije i znati se odmaknuti od isplaniranog. Zbunjujuće? Pomalo, no baš takve situacije znaju biti, a na njima se prepoznaje dobar organizator. Primjerice, planirate proslavu rođendana najbolje prijateljice i dogodi se da većina uzvanika ne može doći, a vi ste sve isplanirali. Udahnite, brojite do pet i nađite najbolje rješenje za trenutnu situaciju. Možda će to značiti apsolutno novi plan, a možda samo određene, ali konkretne preinake. Ne dajte se obeshrabriti, za sve postoji rješenje i dobar plan. Kako bismo vam olakšali organizaciju u poslovnom svijetu ili kućanskim obavezama donosimo nekoliko savjeta. Zar ne bi bilo dobro imati poslovanje ili kućanstvo pod svojom palicom i uštediti na vremenu i financijama?

Organizaciju možemo svesti na tri stavke: planiranje, realizacija i evaluacija. Iako zadatke možemo rješavati u trenutku, kako nam pristižu, planiranje i evaluacija uvelike olakšavaju dolazak do cilja i čine naše aktivnosti uspješnijima. Planiranje će, naime, uvelike odrediti rezultate vašeg rada. Pomno osmislite plan vaših aktivnosti, zabilježite ga i kontinuirano pratite. Da, puno lakše će vam biti dođete li u trgovinu s već gotovim popisom, nego da na licu mjesta razmišljate o receptu za kolač i što od toga imate kod kuće. Gubite vrijeme i novac, a stvara se velika šansa da kući ponesete poslastice za susjedovu mačku, a to teško da ćete moći iskoristiti u izradi kolača od voća. Svakako zagovaramo da usrećite malu Frciku, no ukućani će vas proglasiti lošim organizatorom. Bitno je da aktivnost ima plan kojeg ćete se držati. Svaki dan, kada dođete na posao, napravite plan za aktivnosti koje ćete odraditi, ili se time pozabavite već dan unaprijed. Prenesite misli na papir i pokušajte raspisati vaše zadatke te dodajte mogućnosti i potencijalne zamke.  Uz malo prakse znat ćete uključiti i alternative za potencijalne poteškoće. Ipak, nemojte postati „hipohondar u organizaciji“ i zbog svake sitnice predviđati katastrofu, jer će to znatno usporiti put do cilja. Nemamo čarobnu kuglu, ali imamo realna predviđanja. I sami ste svjesni da izrada deset kolača u tri sata bez profesionalne opreme nisu izvediva. Stoga, budite hrabri, ali pronicljivi.

Ako ste dobro konstruirali plan, realizacija će biti lagan posao. Držite se napisanog te vremenskog okvira koji ste zadali. Naravno, uz preduvjet da ste prioritete stavili pri vrhu svoje liste. Vrh liste neka bude ono što rješavate prvo kada ustanete ili dođete na posao. To su najčešće zadaci koji traže specifičan angažman i dodatna odobrenja, a nerijetko su unutar kratkih rokova. Međutim, vi sami određujete prioritete, stoga budite sigurni da ste ih dobro postavili, a nemojte se libiti pomoć potražiti od drugih. Nakon toga kreće najbolji dio, herojsko križanje svakog odrađenog zadatka. Bit ćete ponosni, a i svaki odrađen zadatak bliže je dostizanju vašeg cilja. I svakako ostavite trag za sve što ste odradili, pišite bilješke, tražite potvrde mailom i arhivirajte odrađeno. Nitko vam ne garantira da se neće javiti klijent kojem ste prije godinu dana organizirali event sa željom da dozna koliko je ljudi prisustvovalo, ili vam možda pomogne bilješka u kojoj ste naveli koliko litara piva u prosjeku popije jedan navijač. Realizacija je ostvarivanje ciljeva u realnom vremenu, stoga se pripremite funkcionirati u uvjetima neizvjesnosti i spremno dočekajte neočekivano. Budite spremni otkazati sve planirano i početi iznova, ako treba, jer fleksibilnost je vrlina u poslovnim organizacijama.

Na putu realizacije ćete voditi više ljudi s različitim ulogama, stoga izbrusite svoje komunikacijske i pregovaračke vještine. Neka tolerancija i taktičnost budu vaši alati jer ćete na taj način biti glavni medijator svih sukoba. Uz dovoljno truda i rada na sebi, bit ćete spremni riješiti značajne sukobe, svladati uspješne pregovore u svoju korist i osigurati timu određene povlastice. Slojeviti zahtjevi i svaka nepredviđena situacija od vas će napraviti pravog organizatora. Potrebno je vjerovati u sebe i svoje vještine te svakim novim projektom progresivno rasti i postajati bolji organizator. Za sve treba vremena i nadogradnja pa tako i u svladavanju organizacijskih vještina. I ono bitno, ne budite lijeni svakodnevno provjeravati koliko ste napredovali u ostvarivanju vaših ciljeva. Detaljiziranje će vam pomoći da izbjegnete zaboravljanja i prekoračenje rokova, ponajviše u situaciji kada ste puni samopouzdanja i posao odrađujete u rutini, tek tada je mogućnost pogrešaka najveća. Vjerujte sebi i u ono što radite, ali budite dovoljno oprezni da se svako toliko provjerite u kojoj ste fazi i je li sve iz prethodne odrađeno, potvrđeno i odobreno.

Kada smo naš projekt, zadatak ili dan priveli kraju, bitno je evaluirati odrađeno. Jesmo li dobro isplanirali naš projekt, predvidjeli vrijeme, sredstva i resurse te jesmo li „probili“ zadane rokove. Evaluacija nam pomaže da neki novi zadatak riješimo brže, bolje i efikasnije. Na kraju dana preispitujemo sebe i svoj rad. Pokušajte pronaći razloge određenih neuspjeha i neka nova rješenja. Bitno je razotkriti slabosti i ojačati taj segment. Poželjno je tražiti povratne informacije kolega ili aktera koji su sudjelovali u realizaciji vašeg projekta. Sami znamo jesmo li prekoračili rokove, koliko smo sredstava potrošili i koje resurse upotrijebili, no zadovoljstvo naše okoline morat ćemo ispitati kao teško mjerljiv, ali značajan kvalitativni podatak. Nemojte se ustručavati pitati vašeg partnera je li zadovoljan organiziranim ljetovanjem, ili vašeg šefa da ocjeni vaš rad. U tom slučaju, nemojte se bojati kritika i svaku od njih uzmite kao konstruktivnu i radite na poboljšanju svojih vještina, a pohvale s ponosom prihvatite i neka vas motiviraju u daljnjem radu.

Organizacijske vještine danas su glavni preduvjet na tržištu rada. Nerijetko se dogodi da  ih netko izostavi u životopisu jer je svima važno upoznati potencijalnog poslodavca s vještinama zbog kojih ćemo biti najbolji izbor. Koji šef ne bi volio zaposlenika na kojeg može računati, koji će svaki zadatak obaviti u točno zadanom roku i s visokom razinom uspješnosti. I ono najzanimljivije, vještina je to koja je bitna onima čiji će opis posla biti, primjerice, organizacija događaja, ali i bilo kojoj drugoj djelatnosti, farmeru koji radi plan sjetve sukladno godišnjim dobima, ili učitelju razredne nastave u planiranju učeničke godine. Stoga, radite na svojim organizacijskim vještinama, poslušajte naše savjete, budite detaljni, pažljivi, zadajte si rokove i bilježite stavke u procesu. Vanjske smetnje tako ćete minimizirati i okrenuti u svoju korist, a na kraju dana znat ćete da ste zatvorili stranicu u svojim obvezama bez da se pitate jeste li ugasili peglu.

Share on Pinterest